社内のAIツールが増えすぎていないか？
シャドーAI・重複サブスクの棚卸しと集約の手順

「気づいたらAIツールが7つあった」が起きる仕組み

生成AIの導入相談を受けるとき、最初に現状を伺うと、かなりの確率で次のような答えが返ってきます。「何を使っているか、正確には把握していません」。会社として契約したツールが2つ、部署が独自に契約したものが2つ、個人が無料枠で使っているものが数え切れない——という状態です。

これは統制が甘い会社だけの話ではありません。生成AIツールには、ツールが増えやすい構造的な理由があります。

• 無料枠で始められる：申請も決裁もいらず、ブラウザを開けばその日から使えます
• 月額が小さい：1人あたり数千円のため、部署の裁量で契約でき、経理からも目立ちません
• 用途ごとに別のツールが出てくる：文章、議事録、画像、翻訳、資料作成——それぞれに特化ツールがあります
• 既存ツールに後付けされる：チャットツールや会計ソフトのAI機能が、有料オプションとして追加されます
• 誰も止める役割を持っていない：導入は推奨されても、整理する担当は決まっていないことが多い

放置したときに起きる3つの実害

「使えているなら、そのままでいいのでは」と思われることもあります。実際に問題が表面化するのは、次の3つの形です。

棚卸しの手順：どこを見れば全部出てくるか

ヒアリングだけでは、必ず漏れます。「契約側」と「実利用側」の両方から突き合わせるのが確実です。順番に見ていきます。

ステップ1：契約側から洗い出す

• 法人カード・経費精算の明細：直近12か月分を、金額の小さいものまで確認します。海外サービスはカード明細の表記が分かりにくいため、月額数千円の見慣れない項目は個別に確認してください
• アプリストア・サブスクリプション管理の画面：会社支給端末に紐づく契約を確認します
• 既存ツールの追加オプション：チャットツール、グループウェア、会計ソフト、CRMなどのAI機能が有料で有効化されていないか
• 年間契約の更新日：自動更新の日付を一覧にしておきます

ステップ2：実利用側から洗い出す

• 各部署へのアンケート：「業務で使っているAIツールを、無料・個人契約を含めてすべて」と明記します。回答しても不利益がないことを先に伝えてください。責める場になると、正確な回答は集まりません
• SSO・アカウント連携の履歴：Googleアカウント等でログインしているサービスの一覧を確認します
• ブラウザ拡張機能：業務端末に入っているAI系拡張は見落とされがちです

ステップ3：1枚の台帳にまとめる

集めた情報は、次の項目で一覧化します。ここまで作れば、判断は機械的にできます。

残す・まとめる・止めるの判断基準

台帳ができたら、1行ずつ仕分けます。判断は次の順序で行うと迷いません。

「まとめる」の判断で迷ったときの考え方

汎用の文章生成や要約は、主力ツール1つに寄せられることが多い領域です。一方で、特定の業務に深く結びついた専用ツールは、無理に統合すると業務のほうが壊れます。次の基準で切り分けてください。

• 寄せやすい：文章作成、要約、翻訳、アイデア出し、簡単なコード作成
• 寄せにくい：会計・請求など基幹システムに組み込まれたAI機能、業界特化の専門ツール、既存業務フローに深く組み込まれた自動化
• 判断が分かれる：議事録、画像生成、リサーチ。汎用ツールの精度で足りるかを、実際の業務データで試してから決めます

集約先の決め方

主力ツールを1つ決める場合、比較すべきは機能の多さではありません。管理と継続に関わる部分です。

増え続けないための運用

一度整理しても、半年後には同じ状態に戻ります。「増やさない」ではなく「増えても把握できる」仕組みを作ってください。禁止だけでは、現場は隠れて使うようになります。

①「試してよい範囲」を先に決める

• 試用してよい条件（社外秘を入力しない、無料枠のみ、期間を区切る）を明文化する
• 試用の結果を共有する場所を作る（社内チャットのチャンネルなど）
• 継続利用したい場合の申請先と、判断基準を1枚で示す

② 申請を軽くする

申請が重いほど、無申請の利用が増えます。ツール名・用途・入力する情報の種類・想定人数の4項目だけのフォームで十分です。判断が必要なのは、社外秘や顧客情報を入力する場合に絞ります。

③ 半年に一度、台帳を更新する

• 棚卸しの担当と時期を決める（半期に一度が現実的）
• 入退社の手続きに、AIツールのアカウント処理を組み込む
• 年間契約の更新日を、更新1か月前に確認するリマインドを設定する

AIツール棚卸しチェックリスト

LnXの見解

AI導入のご相談をいただくとき、「何を新しく入れるか」より先に伺うのが「いま何を使っているか」です。新しいツールを検討する前に棚卸しをすると、多くの場合、すでに契約しているツールで足りることが分かります。足りていないのはツールではなく、使い方の共有と、管理の仕組みだったというケースです。

実務でよく見るのは、「禁止」から入って失敗するパターンです。情報漏えいを心配するあまり個人利用を全面的に止めると、現場は自宅の端末や個人アカウントで使い始めます。会社から完全に見えなくなるぶん、リスクはむしろ上がります。把握できる状態を作るほうが、禁止より安全です。そのために、申請は軽く、試用の範囲は明確に、というバランスを勧めています。

もうひとつ強調したいのが、台帳の「管理者の有無」の列です。月額数千円のツールでも、会社側でアカウントを止められないなら、退職と同時にデータもプロンプトも会社の外へ出ます。金額で優先順位を付けるとこの行を見落とすので、まずはここが空欄になっている行から手をつけてください。棚卸し自体は、半日から1日で一通り形になります。どこから手をつけるか判断がつかない場合は、現状を伺ったうえで進め方をご提案します。

よくある質問